警備業における備付書類の保存ルールと整備チェックリスト | コラム | 北海道札幌市で求人なら日払い可能な警備のアルバイトを扱う株式会社WAKABA

警備業で備付書類の整備に頭を抱えていませんか？

「書類が多すぎて何を揃えればいいか分からない」「立入検査のたびにヒヤヒヤする」そんな不安を抱える現場責任者や管理者の声が後を絶ちません。

 

警備業法第44条では、警備員名簿や教育実施簿、契約書類などの備え付けが義務づけられており、違反があれば是正指導や業務改善命令の対象となることも。とくに中小警備会社においては、管理の煩雑さや法定保存期間の把握不足によって、不要な行政対応を招いている例も少なくありません。

 

現場に即したテンプレートや制度活用法、さらに再発防止策まで網羅的にお伝えするので、最後まで読めば、警備業界における備付書類整備の不安がきっと解消されるはずです。今このタイミングで対応を始めないと、次の検査で大きな損失を被るかもしれません。

警備業における備付書類とは何か？

備付書類の定義と読み方をわかりやすく解説

警備業において「備付書類」という言葉は非常に重要な法的キーワードです。まず読み方ですが、「備付書類（そなえつけしょるい）」と読みます。一般的な業務用語に見えるかもしれませんが、実はこれは警備業法に基づいて明確に定義された義務的な文書群を指します。

 

備付書類とは、警備業務を適正に遂行するために営業所または拠点で保管が義務付けられている文書類の総称です。これには警備員名簿、教育計画書、指導実施簿、契約書の控え、健康診断書、身分証明書関連の記録などが含まれます。これらは警備業法第44条をはじめとした法令で明文化されており、警察署や公安委員会の立入検査において重点的に確認される対象です。

 

特に新任の警備員を雇用する際や、業務拡大に伴い営業所を増設する際には、備付書類の整備状況が会社全体の法令遵守体制を映し出す指標となります。警備業は「人」に関わる業種であるため、管理の甘さが社会的信頼を損なう重大リスクとなり得ます。

 

備付書類の定義について整理すると、以下のように分類できます。

 

書類名称	定義・役割	管理場所
警備員名簿	警備員の氏名、住所、従事業務、写真などを記載	営業所
指導教育実施簿	教育内容、実施日時、指導者、受講者署名などを記録	営業所または研修所
契約書写し	顧客との契約締結内容を保管する控え書類	営業所
健康診断結果記録	医師の診断結果、対象者、実施日などの記録	本社または医療提携機関
身分証明書関連	本籍地証明、破産履歴、住民票（世帯全員記載）等	採用時に確認・保管

警備業法第44条の概要と備付義務の根拠とは

警備業法第44条は、警備業務を営む者に対して、特定の文書を営業所に備え付けることを義務付けた法令です。この規定の目的は、警備業者の業務内容が適切であるかを第三者（公安委員会や警察）によって常に確認できる状態を維持することにあります。言い換えれば、備付書類の存在そのものが「業務の透明性」を証明する材料となるのです。

 

第44条の要点を要約すると、以下の通りです。

 

1 営業所に備え付けなければならない書類を明記
2 書類の内容には、警備員名簿、契約内容、教育記録などが含まれる
3 書類の正確性と継続的な管理が求められる

 

実際の条文には「主たる営業所に備え付け、必要に応じて提示できる状態にしておくこと」と記載されています。つまり、物理的に存在していなければならないだけでなく、整然とファイリングされ、確認を求められた際に速やかに提示できる状態が求められるということです。

 

なお、令和以降における警備業法の改正により、電子媒体による管理の一部が容認されつつありますが、重要書類については引き続き紙ベースの保管が推奨されており、特に警備員名簿のような個人情報を含む書類は厳格なセキュリティ対策も必要です。

 

備付義務の範囲と例外を以下のように整理できます。

 

書類項目	備付対象	備付方法の例	備付免除条件
警備員名簿	全営業所	紙媒体もしくは電子保存	原則なし
契約書写し	契約ごと	契約日ごとにファイル保管	廃業済案件で5年以上経過した場合など
教育実施簿	指導実施後	日付・担当・受講者情報を記録	過去5年以前の教育内容

備付書類の保存義務と保存期間のルール

警備業において備付書類をどのくらいの期間保存すべきかについては、多くの実務担当者が抱える共通の疑問です。警備業法そのものでは保存期間を直接的に明記していない項目もあるため、各書類の法的背景や実務慣行に基づいた対応が求められます。

 

代表的な備付書類の保存期間は以下の通りです。

 

書類名称	保存期間の目安	備考
警備員名簿	5年間	離職後も5年は保存が必要
指導教育記録簿	3～5年	実施年度により異なるが、最低3年が一般的
契約書の写し	契約終了から5年	長期契約の場合、終了日を基準とする
健康診断記録	5年間	労働安全衛生法による
身分証明書関連	雇用終了から5年	採用時点の書類は期間終了後に適切な廃棄を行うこと

 

注意すべきは、これらの書類を保存していなかった場合に科されるリスクです。行政からの改善命令や業務停止命令が下されるケースも少なくありません。また、公安委員会の立入検査では、これらの保存期間と実際の保存年数との整合性が問われます。

 

保存方法についても、ただ保管しておくだけでなく、以下のような実務上の工夫が求められます。

 

• 年度別にファイリングし、すぐに検索できる状態にする
• 電子化する際にはPDF化し、改ざん防止対策を施す
• 保存期間を過ぎた書類は確実に廃棄し、不要な個人情報を残さない

 

法的根拠と実務要件の双方を満たすことが、警備業における信頼性を維持するうえで欠かせません。

警備業で備え付けが義務づけられている書類一覧と用途

警備員名簿と確認票の記載例・保存ルール

 

警備員名簿は、警備業における最重要書類の一つであり、警備業法に基づいて全営業所において厳格に備え付ける義務があります。この名簿には、警備員の身元や従事する業務の内容を明示的に記載する必要があり、公安委員会による立入検査時には必ず確認される対象です。

 

まず、記載すべき必須項目を正しく理解することが重要です。以下は記載内容の一例です。

 

項目名称	内容の詳細	記載の目的
氏名	警備員本人の氏名（戸籍上の正式名）	身元確認・個人特定のため
生年月日	西暦表記で記載	成年確認および識別性の強化
現住所	住民票記載と一致する住所を記載	所在管理および緊急連絡のため
雇用日	警備業務に従事を開始した年月日	雇用期間の把握・教育履歴の起点確認
警備業務種別	交通誘導、施設、雑踏、身辺など	業務適性や教育内容との紐付け
写真（顔写真）	3カ月以内に撮影された証明写真（縦4cm×横3cm）	本人確認と名簿の最新性維持

 

次に確認票ですが、これは名簿の補足書類として扱われるケースが多く、都道府県公安委員会が用意した様式に従い、主に以下の情報を網羅します。

 

• 指導教育の履歴確認
• 健康診断の受診履歴
• 身元保証書や必要書類の提出状況
• 雇用契約書の整備状況

 

名簿と確認票の情報に整合性が取れていない場合、警備業者としての管理体制に疑問を持たれ、是正命令の対象となることがあります。特によくあるミスとしては、以下のようなものがあります。

 

1 名簿と写真の更新が5年以上経過している
2 退職済の警備員が名簿に残っている
3 住所や業務種別が最新の内容に反映されていない
4 身分証明書（破産歴、本籍地など）の確認履歴が確認票に記録されていない

 

保存期間については、名簿および確認票は退職後5年間の保存が義務付けられています。この期間は、労働安全衛生法や個人情報保護法などとも整合性を保ちつつ、違反が発覚した場合の追跡調査を可能にするための基準でもあります。

 

保存のポイントは以下の通りです。

 

• 名簿と確認票はセットでファイリング
• 雇用者ごとに時系列でまとめることで更新管理をしやすくする
• 電子保存を行う場合は、暗号化やアクセス権限管理などの対策を講じる

 

これらを徹底することで、警備業務の信頼性を対外的に担保するだけでなく、社内の人材管理・教育計画にも有効に活用できます。

警備員教育計画書と指導実施簿の記入例と活用方法

警備業法では、警備員に対する適切な教育を義務付けており、それを裏付ける文書が「教育計画書」と「指導実施簿」です。これらの書類は、警備業務の質と安全性を担保する上で非常に重要な役割を果たします。

 

教育計画書には、主に以下のような情報を記載する必要があります。

 

記載項目	内容	目的
教育実施日	計画的に実施する日付	時期の明確化・業務との調整
教育の種類	新任教育、現任教育、業務別教育の区別	教育内容の分類と目的明示
教育内容	法令知識、緊急時対応、倫理・マナー等	実務に即したスキルの明示
講師氏名	指導に当たった責任者の氏名	責任体制の明確化
対象者	受講する警備員の氏名	出席・受講の証明

 

指導実施簿は、実際に教育を実施した結果を記録する文書であり、計画書とセットで整備することが原則です。実施簿には受講者の署名欄が必須とされており、教育が「実施された事実」を証明するための法的根拠ともなります。

 

実務上の記入例としては以下のように整理すると分かりやすくなります。

 

実施日	教育名	内容	講師氏名	受講者署名（例）
2025年3月5日	新任教育	警備業法の基礎、装備点検	田中一郎	佐藤太郎、山田花子
2025年4月12日	業務別教育	交通誘導の安全措置	鈴木誠	高橋正人、伊藤恵理

 

ここで特に注意すべきは「計画書と実施簿の整合性」です。教育が予定通りに実施されなかった場合、その理由と代替対応を記録に残しておかないと、虚偽報告と見なされる可能性があります。

 

記入時の注意点は以下の通りです。

 

• 日付の誤記・重複がないかをダブルチェック
• 教育項目が業務内容と一致しているかを確認
• 実施簿に受講者の署名がきちんと揃っているかを確認
• 計画書の「実施予定」と実施簿の「実施結果」が齟齬なく一致しているかを検証

 

また、教育計画書・指導実施簿は、実施後5年間の保存が必要です。この期間は業務改善・行政検査の際にも重要な検証資料となるため、特に厳格に管理されるべき文書の一つです。

 

整備された教育記録は、警備員のスキル向上のみならず、企業全体の安全管理体制の証拠として非常に有効に機能します。行政対応だけでなく、顧客からの信頼獲得にも寄与するため、継続的な見直しとアップデートが不可欠です。

書類作成・管理の流れを実務で解説

書類作成のタイミングと書式のフォーマット化

警備業において備え付け書類を適切に整備・管理するためには、書類作成の「タイミング」と「書式の統一」が非常に重要です。特に教育計画書は、警備員の新任・現任教育において計画的かつ記録的に残すことが法的にも実務的にも求められています。

 

教育計画書は、教育開始「前」に作成しておくことが原則です。事後的に記録を追記するのではなく、事前に内容を確定し、教育担当者・責任者の署名・確認を済ませた状態で管理することが必要です。これは、警備業法施行規則における指導教育実施の義務に基づき、教育の「計画性」が重視されているためです。

 

適切な作成タイミングの一例を示すと、以下のようになります。

 

教育対象	計画書作成タイミング	留意点
新任警備員	採用決定後、教育開始前	教育の順序や内容の整合性を確認する
現任警備員	年次教育実施の1週間前まで	前回教育との重複回避、最新法令の反映
特別教育（業務別）	特殊業務配属の2週間前	必要な装備や現場確認と連動が必要

 

書式フォーマットの整備は、書類作成ミスや記載漏れを防ぐためにも極めて重要です。特に複数の拠点を持つ警備会社においては、フォーマットが統一されていないと、立入検査時に管理の甘さを指摘されるケースが多く見られます。

 

書式をフォーマット化する際には、以下の要素を必ず盛り込む必要があります。

 

1 教育計画の目的と対象者
2 実施予定日・時間・場所
3 指導担当者の氏名と役職
4 教育内容（法令・装備・業務手順など）
5 評価方法（理解度チェック・質問対応）
6 記録保管者の署名欄・確認印欄

 

また、フォーマットには自社ロゴや社内管理番号、年月日の記載箇所を明確に設けることで、後からのファイリングや検索性を高める効果があります。PDF形式とWord形式の両方で保存し、編集と保管を分けて運用するのも有効です。

 

計画書の実効性を高めるためには、業務フローに組み込むことが欠かせません。具体的には以下のようなプロセス設計が求められます。

 

1 採用決定時に教育担当者へ自動通知
2 教育計画書テンプレートの自動配布
3 管理者による内容レビューと承認
4 教育完了後に実施簿と突き合わせて保管

 

このようにタイミングを見誤らず、内容を標準化し、業務フローに沿って作成・管理することで、警備業者としてのコンプライアンス体制を確実に構築することができます。

エクセルで管理する書類のテンプレートとサンプル

備え付け書類の中でも、警備員名簿や教育記録、契約一覧などの定型的な文書は、Excel（エクセル）を用いたデジタル管理が非常に効果的です。紙ベースでの保管に比べて、検索性や更新性、バックアップ性に優れており、管理効率の向上に直結します。

 

Excelで管理するメリットは以下の通りです。

 

1 セル単位で情報を整理できるため、記載項目の見落としが少ない
2 並び替えやフィルター機能で、特定の警備員や教育履歴の抽出が容易
3 関数や条件付き書式により、入力漏れや誤入力の防止が可能
4 クラウド保管（例 OneDrive、Google Drive）と連動すれば、拠点間共有もスムーズ
5 書式テンプレートとして標準化すれば、全営業所での共通運用が可能

 

以下は、警備員名簿のExcelテンプレート構成例です。

氏名	フリガナ	生年月日	所属営業所	雇用開始日	警備業務種別	身元保証人有無	健康診断実施日	教育履歴最新日
佐藤太郎	サトウタロウ	1990/04/10	本社	2024/01/05	交通誘導	有	2025/02/20	2025/03/10
山田花子	ヤマダハナコ	1985/09/15	東京営業所	2023/11/22	施設警備	有	2025/01/30	2025/02/15

 

このように項目をあらかじめ設計し、入力ルールを徹底することで、帳票作成の簡略化と整合性確保が両立します。

 

また、下記のような追加機能もおすすめです。

 

• プルダウンメニュー（選択式入力）で業務種別や営業所を限定し入力ミスを防止
• 入力チェック付きマクロで必須項目の未入力を警告
• セル色分けによる記録の更新状況可視化（例：未更新＝赤、更新済＝緑）

 

注意点として、Excelファイルには個人情報が多数含まれるため、パスワード保護や閲覧制限の設定を徹底する必要があります。また、ファイル名には更新日や所属営業所名を付記しておくことで、ファイルの重複や取り違えを防げます。

警備業の立入検査に備えるための準備チェックリスト

チェックされる書類の優先順位と現場の整備ポイント

警備業における立入検査では、書類整備の状態と現場管理体制が重点的にチェックされます。特に警備業法第44条に基づく「備付書類」の整備状況は、行政からの評価に直結します。検査を迎えるにあたっては、書類の優先順位を把握し、効率的かつ漏れのない整備が求められます。

 

まず、実際の立入検査において優先して確認される書類の一覧と、その目的を以下の表に整理します。

 

書類名称	主な確認ポイント	優先度	管理上の注意点
警備員名簿	氏名、住所、業務従事歴、写真の有無	高	離職者の削除、写真の更新必須
教育実施簿	教育実施日、内容、受講者署名	高	教育計画書との整合性が重要
契約書（控え）	顧客との契約内容の明記、署名の有無	中	保管期限と順序立てた保管が必要
健康診断書	最新の健診記録、受診者の特定情報	中	実施日と保存期間の管理が必須
身元保証書・証明書類	破産歴・本籍・住民票などの証明書類	高	採用時点の確認履歴と保存期間遵守

 

これらの書類は、点数評価の対象にもなっており、形式的な保管だけでなく「正確性」「更新状況」「保存形式」などの質的要素も評価されます。

 

特に警備員名簿は、立入検査における最大のチェックポイントであり、写真の更新（3ヶ月以内が目安）や、業務種別ごとの記載などが不備であると、書類不整備と判断される可能性が高くなります。

 

現場の整備ポイントも見落とせません。以下の項目を優先的に点検しておくことが推奨されます。

 

1 書類保管場所の明確化（施錠付きキャビネット推奨）
2 拠点ごとの書類ファイルに色分け・番号ラベルを付けて分類
3 書類の最新化スケジュールを月次で点検・記録
4 管理責任者の選任と、権限の明確化（担当者任せにしない）
5 書類一覧リスト（インデックス）を作成し、所要書類の迅速提示が可能な体制に

 

また、業務ごとに従事警備員の業務内容と書類との整合性も検査されるため、「この警備員は施設警備に従事しているが教育記録は交通誘導のみ」などの不一致があると重大な指摘事項になります。

 

整備体制構築においては、次のような内部チェックリストを使うと実務上の漏れ防止につながります。

 

• 名簿の写真更新は3ヶ月以内か
• 教育実施簿に受講者全員の署名があるか
• 契約書の控えが取引先ごとに整理されているか
• 保管年限を過ぎた書類の廃棄記録があるか
• 電子保存の場合はバックアップとアクセス権限が設定されているか

 

このように、優先順位を意識した整備と、現場全体のマネジメント体制が鍵を握ります。立入検査で慌てることがないよう、平常時から「点検・更新・確認」のサイクルを確立しておくことが最良の対策です。

警察による立入検査の流れと対応マニュアル

警備業における立入検査は、公安委員会または警察署からの権限に基づいて実施される公式な手続きです。これは定期的なものと、苦情や通報に基づく突発的なものとに分かれ、いずれにおいても迅速かつ正確に対応することが求められます。

 

立入検査の基本的な流れは次のとおりです。

 

1 事前通知（検査予定日の1週間前程度に電話または文書で連絡）
2 検査当日（警察職員2〜3名が来社し、代表者・管理責任者の立ち会いが必要）
3 書類確認（対象文書の提示・点検・コピーの取得など）
4 現場確認（警備員の就業状況、装備品、指導教育の実態調査）
5 指摘・口頭注意（その場での口頭指摘と後日の文書指導）
6 改善報告の提出（期限付きで是正措置報告書の提出）

 

対応マニュアルの策定は、現場の混乱を防ぎ、警備会社の信用を保つためにも不可欠です。以下のようなステップで事前に準備しておくことが推奨されます。

 

1 書類リストの整備/警備員名簿、教育記録、契約書、身元保証書の一覧と所在明記
2 管理責任者の明示/誰が対応窓口となるかを社内に通達し、代行者の指名も行う
3 対応フローの共有/検査当日の対応マニュアル（入室案内、書類提示、記録対応など）を全スタッフに周知
4 複写・記録の準備/書類の控えを予備として保管、コピー機・スキャナーの点検
5 心構えの共有/立入検査の目的や意義を説明し、緊張感を適度に保つ文化を醸成する

 

注意点として、事前通知がない突発的検査が行われるケースもあるため、常に書類を整備し、鍵付きキャビネットに格納、保管期限を明記しておく必要があります。

 

立入検査の場面では、特に以下の点が指摘されやすいポイントとなっています。

 

• 教育実施簿に署名漏れがある
• 離職者の名簿が削除されていない
• 契約書に押印がない、または更新日が不明
• 健康診断の受診記録が過去5年に満たない
• 書類の所在が不明、提示に5分以上かかる

 

これらを防ぐには、社内教育として「模擬立入検査」などを実施し、書類提示訓練を行うと効果的です。

警備会社別の備付書類整備状況と書類対応の比較

書類対応が手厚い大手警備会社の取り組み事例

警備業界では、警備業法に基づく備付書類の整備状況が企業の信頼性を左右する重要な指標とされています。特に大手警備会社は、書類の整備体制において中小企業と明確な違いを見せており、検査対応の精度やスピード、安全管理体制においても高水準を維持しています。

 

書類対応力の差を明確に示すため、以下に大手と中小企業における主な違いを比較表としてまとめます。

 

項目	大手警備会社	中小警備会社
書類整備専任担当者	法務・総務部に専属スタッフを配置	他業務兼任が多く人員が限られる
教育記録の電子管理	クラウドで一元管理・更新アラートあり	紙媒体管理が主流、更新漏れのリスクあり
書類テンプレートの統一性	全営業所共通、社内イントラで配布	営業所ごとにバラつきがある
内部監査の頻度	年2〜4回、第三者監査も導入	必要時のみ、不定期
立入検査時の対応速度	書類提出5分以内、事前準備マニュアルあり	書類検索に時間を要し、遅延が発生する傾向

 

このような差異の背景には、社内体制の違いだけでなく、組織文化やマネジメントの優先順位も影響しています。大手では、備付書類を「単なる法令対応」ではなく、「品質保証の一環」と位置づけており、業務品質向上の観点からも注力しています。

 

実際の事例として、ある大手警備会社では教育記録を全てPDF化し、クラウドに格納。更新期日が近づくと自動でアラートが通知される仕組みを導入しており、立入検査時には現場からタブレットで即座に提出できる環境を整備しています。

 

また、別の企業では年4回の内部監査を実施し、名簿記載事項や契約書の押印状況、身元保証書の更新日など、検査官が重視するポイントに特化した点検シートを作成。検査を想定した「模擬点検訓練」を行うことで、担当者のスキルアップにもつなげています。

 

一方、中小企業では人手不足により記録の入力・管理が後回しになる傾向が見られます。たとえば教育実施簿に受講者の署名が漏れていた、警備員名簿の写真が5年以上更新されていないといった不備が、検査時の指摘につながることも少なくありません。

 

このような現実を踏まえると、書類対応においては「仕組み化」が不可欠です。大手企業の手法を参考に、次のような改善策を中小企業でも導入可能な形で取り入れることが重要です。

 

1 管理テンプレートを全拠点に共通配布し、バージョンを定期更新
2 書類更新チェックリストを月次で実施（Googleスプレッドシートなどを活用）
3 模擬立入検査を四半期に1回実施し、弱点を社内でフィードバック
4 教育内容や契約書ひな形を標準化し、社内イントラに掲載
5 書類管理の責任者を明示し、役職単位で役割を明文化する

 

警備業界全体として信頼を向上させるためには、大手・中小を問わず備付書類の品質向上が不可欠です。大手企業の先進的な仕組みを自社に取り入れ、リスク管理・監査対応力を高めることが、競争優位性の確立にもつながります。

書類テンプレート提供の有無・管理支援制度の紹介

警備業における書類整備の質は、標準化されたテンプレートの有無に大きく左右されます。テンプレートが整備されていれば、記載ミスや漏れが激減し、管理者・現場担当者双方の業務負担が軽減されます。近年では、業界団体や支援機関からのテンプレート提供も進んでおり、その活用が強く推奨されています。

 

まず、主要なテンプレート提供主体とその内容を以下に整理します。

 

提供元団体・企業	提供されているテンプレート例	利用方法
全国警備業協会	教育計画書、指導実施簿、名簿、契約書、誓約書等	協会会員サイトからダウンロード可能
一部大手警備会社（取引先向け）	導入支援マニュアル、点検表、立入検査対応ガイド	契約時に提供、イントラで配布
警備業向けクラウド管理システム	契約書テンプレート、教育履歴シート、身元保証チェックリストなど	サブスクリプション契約に含まれる
地方自治体の安全推進部門	地域向け警備員採用手引き、身元確認用紙	警備業登録時に提供

 

テンプレートの導入メリットは次のように整理できます。

 

1 記載項目の抜け漏れ防止（法定必須事項を網羅）
2 担当者による記載表現のバラツキ排除
3 検査官にとって読みやすい書式で信頼性向上
4 社内教育・引き継ぎがスムーズになる
5 書類提出の効率化と時短につながる

 

特に教育関連書類では、講師氏名や受講者記載欄、日時、指導内容などが明確にフォーマット化されていることで、検査時に即座に提出でき、信頼性の高さをアピールできます。

 

また、書類管理支援制度として注目されているのが、クラウド型の警備業専用業務管理ツールです。これらのシステムは以下のような機能を備えています。

 

• 書類の電子テンプレート登録とバージョン管理
• 書類更新リマインダー（保存期間に応じた通知）
• 教育記録のPDF化およびクラウド保管
• 書類ごとのアクセス制限（閲覧・編集履歴ログ付き）
• 警備員ごとの書類一覧の自動生成

 

テンプレートの導入を成功させるためには、現場の実務担当者への教育も欠かせません。書式の使い方や記載例を社内で共有する時間を設け、テンプレートの形式が単なる「ファイル配布」に終わらないようにすることが大切です。

 

中小企業でも、協会や自治体の資料をもとに自社専用のテンプレートを整備し、少なくとも主要5書類（名簿・教育計画・実施簿・契約書・身元保証書）については標準化された書式を導入することが望まれます。

 

このように、テンプレートの導入と支援制度の活用は、書類整備レベルを短期間で引き上げる非常に有効な手段です。

まとめ

警備業における備付書類の整備は、単なる事務作業ではありません。法令に準じた体制を維持し、警察による立入検査に備えるための「リスク回避策」として、非常に重要な業務です。警備業法第44条の規定に基づき、教育計画書や指導実施簿、警備員名簿、契約書、確認票など、適切な書式と保存期間を守って管理しなければ、改善命令や業務停止処分に繋がる恐れもあります。

 

一方で、大手警備会社の多くは、テンプレート提供や社内教育制度の導入、内部監査の仕組みを通じて、備付書類の管理レベルを標準化しています。このような体制の差は、行政対応の迅速さや信頼性の面で大きな違いとなって表れています。

 

読者の皆様の中には、「どこまで揃えればよいか分からない」「手書き管理に限界を感じている」「立入検査の際に慌てた経験がある」といった声も多いでしょう。こうした不安を解消するためには、エクセルなどのデジタル管理の導入や、協会が発行するガイドラインの活用、そして社内での定期的な教育・点検体制の確立が有効です。

 

今後も警備業界は、社会情勢や法改正により業務内容の変化が予想されます。だからこそ、今このタイミングで備付書類の見直しを行うことが、リスク回避と信頼構築への第一歩となるのです。対応を後回しにすれば、思わぬ行政指導や顧客からの信用失墜に繋がる可能性もあります。今回の記事が、その第一歩の実践に役立てば幸いです。

よくある質問

Q. 警備業法第44条の備付書類は、すべて印刷して保管しなければなりませんか？
A. 警備業法第44条に基づき、備付書類には「書面による保存」が義務づけられていますが、近年では法改正の動きにより電子保存も容認される方向にあります。現在も多くの警備会社が、名簿や教育実施簿、契約一覧などをエクセル形式で管理し、必要な場合に印刷して提示できる体制を整えています。重要なのは、書類の「記載内容の正確性」と「保存期間」の遵守であり、3年間の保存義務がある書類も存在します。電子化を進めることで、保管場所のコスト削減にもつながります。

 

Q. 新任の警備員を雇用した際に必要な備付書類は具体的に何がありますか？
A. 新任の警備員を採用した際には、複数の備付書類が必要となります。主なものとして「警備員名簿」「指導教育計画書」「指導実施簿」「身元保証書」「誓約書」などが挙げられます。警備業法では、業務に従事する前にこれらの書類を整備し、内容を正確に記載することが求められており、記載ミスや記入漏れは行政処分の対象にもなり得ます。特に、名簿には氏名・生年月日・住所・従事業務内容・指導実施記録などの詳細情報が必要であり、最新の書式を用いて整備することが重要です。

 

Q. 行政による立入検査で書類不備が見つかった場合、どのような処分が下されますか？
A. 警察による立入検査の際に、書類の備え付けが不十分または誤記・未記入がある場合、警備業法違反として行政指導や業務改善命令が下されることがあります。また、指導内容が実際の教育内容と乖離していた場合にも厳しく指摘されるケースがあり、適切な教育体制と記録保存が重要です。立入検査では特に「名簿」「計画書」「実施簿」「契約書」の整備状況が重点的にチェックされます。

会社概要

会社名・・・WAKABA
所在地・・・〒064-0820 北海道札幌市中央区大通西20丁目3-1
電話番号・・・011-613-7448